Como acabar com as faltas, desmarcações e reagendamentos em cima da hora?

Como acabar com as faltas, desmarcações e reagendamentos em cima da hora?


É fato: a grande maioria das Clínicas Estéticas costuma sofrer com faltas, desmarcações e reagendamentos em cima da hora. É um problema bastante recorrente, super comum mesmo. Mas… Por quê isso acontece?

Em geral, por uma razão muito simples: porque o cliente não entende o prejuízo que ele causa – mesmo sem querer – em todo o seu cronograma e cadeia produtiva. Problemas e imprevistos acontecem com todo mundo, são inevitáveis e precisamos aprender a lidar com isso. Mas, ao mesmo tempo, se conseguirmos educar positivamente os clientes para que eles aprendam a enxergar valor não só no resultado do seu atendimento, conhecimento e procedimentos estéticos, mas também o valor do seu tempo! E para isso, separamos três dicas poderosas pra te ajudar a reduzir muito a taxa de faltas, desmarcações e reagendamentos em cima da hora!

Dica 1: O Poder da Escassez
(ou Ninguém Valoriza Quem Está Sempre Disponível)

A sociedade moderna é construída em cima da escassez. Tudo o que é escasso, raro ou de difícil acesso, tem muito valor. Por outro lado, algo que está muito disponível ou existe em abundância, não vale quase nada. É a famosa Lei de Mercado, regulada pela oferta e demanda.

Essa mesma lógica se aplica ao seu tempo! Mesmo que a sua agenda esteja vazia, nunca ofereça muitas opções de datas e horários! Afinal, isso demonstra que você está à disposição do cliente. E assim ele entende que você pode atendê-lo quando ele quiser, e por isso ele está liberado para atrasar, faltar ou reagendar a consulta em cima da hora. Você está sempre disponível, não é mesmo?

Mas… Como mudar isso?

Aplicando os Princípios da Escassez! Dá pra começar assim: quando você for agendar, ofereça um horário por vez, mesmo que a sua agenda do dia esteja vazia!

Exemplo 1: Agendamento

– Qual é o melhor dia e horário para a senhora?

– Ah, eu gostaria de marcar para o dia 15!

– Para o dia 15 tenho o horário das 14h para atendê-la! Pode ser? (Escassez gera Valorização do seu Tempo!)

ou

– No dia 15 eu tenho livre 14h, 15h, 16h ou 17h, como ficar melhor pra senhora! (Abundância Desvaloriza o seu Tempo!)

Exemplo 2: Falta ou Remarcação

– Que pena que a senhora não poderá vir hoje! Infelizmente nossa agenda está bastante concorrida, e agora só teremos uma nova data pra senhora a partir do dia X!
(Escassez que gera Valorização do seu Tempo!

Ao oferecer uma data um pouco mais afastada, o cliente sente-se na obrigação de cumprir com o compromisso assumido, sob o risco de não conseguir outra data para ser atendido por você! Consequentemente, esta pessoa passa a lhe ver como um profissional disputado. E isso é muito bom, pois valoriza o seu trabalho!

Por isso, sempre que possível, evite reagendar imediatamente as consultas de clientes faltosos para não passar a impressão de que sua agenda está vazia. Lembre-se que a total disponibilidade para atendê-los desvaloriza o seu tempo!

Dica 2: O Poder da Confirmação de Agendamento
(ou Demonstre ao Seu Cliente que VOCÊ Assumiu um Compromisso Com Ele)

Como o próprio nome já sugere, um agendamento é realizado com alguma antecedência. Certamente muitos de seus clientes são organizados, marcam e controlam os compromissos em suas agendas e os cumprem pontualmente. Mas, por outro lado, infelizmente muitos acabam esquecendo, ou até mesmo confundindo as datas ou até mesmo o horário marcado para a consulta.

Por isso, vale muito a pena separar um tempo do seu dia para Confirmar Agendamentos com seus clientes de amanhã! Além de ter um impacto gigantesco na taxa de faltas às consultas, o simples ato de contatar seu cliente para relembrá-lo que tem compromisso com você gera um laço muito forte de confiança. Afinal, todo mundo gosta de ser tratado com carinho, sentir-se cuidado e amparado.

Seja por telefone, e-mail ou até mesmo pelo WhatsApp, sua mensagem – além de relembrar o cliente do compromisso – vai fortalecer e estreitar um sentimento de respeito mútuo. O cliente também gosta de sentir-se importante ao saber que o profissional preparou-se para aquele momento e está aguardando para atendê-lo!

Dica 3: O Poder da Automatização
(ou Se Você Não Tem Tempo, Use um Robô)

A dica 2 é poderosíssima! Quando colocada em prática derruba rapidamente os índices de faltas e / ou remarcações de consultas. Porém, fazer manualmente as Confirmações de Agendamento demanda uma quantidade considerável de tempo. E dependendo do número de clientes que sua clínica costuma atender, esta pode se tornar uma tarefa sobrecarregante e dispendiosa.

Mas a tecnologia está aí para te ajudar nesta missão! Existem diversas ferramentas de agenda inteligente, muitas delas feitas especificamente para as demandas de consultórios, sejam eles médicos, estéticos ou fisioterápicos. Separamos duas opções de agenda inteligente com opção de Confirmação de Consultas Automáticas, confira:

1. Gongo

O Gongo é uma agenda inteligente que conta com um plano gratuito para o disparo de até 30 confirmações de agendamento por mês. Além disso, oferece Agendamento via Facebook, integra com o Google Agenda, permite agendamentos ilimitados, profissionais ilimitados e ainda disponibiliza o histórico de cada cliente.

Clique na imagem para visitar o site do GongoRentalMed Gongo

 

2. CliniSYS

O CliniSYS é um sistema por assinatura, que foi pensado e desenvolvido para as necessidades dos consultórios médicos. Seu plano básico inicia em R$69,90 / mês, e suas funcionalidades que servem – e muito! – para as clínicas estéticas também. Além dos serviços de Agendamento Eletrônico e Confirmação de Consultas por SMS e e-mail, ele possui também um sistema financeiro integrado. Ali, dá pra definir valores fixos por procedimento, porcentagens a serem divididas entre profissionais e a clínica, controle de pagamentos parcelados, entre outras. O CliniSYS também oferece as funcionalidades básicas de controle de histórico de atendimento, Cadastro Inteligente, Notificações de Chegada de Cliente e muitas outras funções.

Clique na imagem para visitar o site do CliniSYSRentalMed CliniSYS

Conclusão

Agora é a hora de colocar estas três poderosas dicas em prática! Faça o teste e verá o quanto as pessoas costumam respeitar clínicas bem organizadas. Afinal, quando a gente é atendido por alguém tão certinho, tão respeitável, tão profissional, dá até vergonha de não honrar um compromisso marcado, não é mesmo? Transforme a forma como seus clientes se relacionam com você mudando a forma como você se relaciona com eles!

Tem mais alguma dica prática para enfrentar o problema das faltas, desmarcações e reagendamentos?
Fez o teste prático destas dicas? Conte pra gente nos comentários!

Com informações de Serge Wisniewski

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